noviembre 08, 2011

PASOS PARA REALIZAR UN EVENTO EXITOSO..N.A

PASOS PARA REALIZAR UN EVENTO ÉXITOSO EN N/A.

Paso 1.- Nacimiento de la idea del evento en la mente del líder servidor con su respectiva: Visión, Misión y Objetivos.

Paso 2.- Compartir la idea y pulsar la opinión de los líderes servidores más P.P.P. (Positivos - Productivos y Proactivos) de la comunidad.
- De no ser compartida la idea, verificar el motivo y modificar la propuesta,  posponerla, o desecharla según sea el caso.
- De ser compartida la idea del evento y haber creado entusiasmo en los primeros líderes P.P.P. pasar al paso Nro. 3.

Paso 3.- Organizar la 1era reunión formal para crear el comité organizador primario del evento y así poder desarrollar la idea y la logística del mismo a través del método de “La Tormentas de Ideas” (Brainstorming).
- En esa y en las sucesivas reuniones se deben considerar los siguientes factores: Cronograma organizativo - Local – apoyo audio visual – sonido – ponentes – moderador (a) – participantes – café, comida o refrigerio - material didáctico a entregar - presupuesto del evento - fijación del costo para los participantes - estructura del programa - publicidad - otros.

*REVISIÓN DEL PROCESO (Reuniones): Detectar fallas y corregirlas

Paso 4.- Una vez bien estructurada y madurada la idea del evento difundirla informalmente (método boca-oreja) al resto de la comunidad, con la finalidad de entusiasmar y unir a más miembros P.P.P. al comité organizador.

 *REVISIÓN DEL PROCESO (Reuniones): Detectar fallas y corregirlas 

Paso 5.- Una vez impresa la publicidad formal del evento (afiches, trípticos, etc.) dar inicio a la promoción y “venta” del evento a través de sus R.Gs. y realizando, por parte de los organizadores, la visita oficial a los grupos con entusiasmo y energía, explicando los objetivos de corto y largo alcance.
- Esta es quizás la parte más importante y más larga en tiempo para garantizar el éxito total del evento en función de una nutrida asistencia.

*REVISIÓN DEL PROCESO (Reuniones): Detectar fallas y corregirlas 

Paso 6.- Repartirse las responsabilidades logísticas para el día crucial del evento:
Anfitriones, transporte, café, bebidas, refrigerios, comida, material, arreglo y estética del local, sonido, audiovisual, flores, entrega de programas, otros.

Paso 7.- Materialización y culminación del evento.

Paso 8.- Es tan importante iniciar bien como terminar bien.
- Agradecimientos a todos los que hicieron posible el evento, tanto fuera como dentro de la comunidad.
- Recoger y dejar todo en su sitio.

Paso 9.- Análisis posterior del evento: anotar fallas (si las hubo) asimilar dolores de crecimiento e incorporar esas experiencias negativas para no repetirlas en los próximos eventos o incorporar las buenas o novedosas experiencias al presente plan de trabajo para mejorarlo a futuro.

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